ארגון ועידה? הנה כמה טיפים לעלות לאתגר

כיצד לנהל אירוע

ארגון ועידת מחקר יכול להיות די אתגר. חלקם עשויים אפילו לייעץ לך לא לעשות את זה. אבל זו גם הזדמנות מדהימה וחוויה מתגמלת.

הצבת אירוע מצליח אינה חייבת להיות מאבק במעלה ההר. אתה רק זוכר שלושה כללים הזהב: תוכנית קדימה, להקיף את עצמך עם צוות גדול, ולדעת למה אתה עושה את זה!

הנה כמה טיפים שיעזרו לך בהרפתקה זו.

1. כישלון התכנון הוא להיכשל

לא למהר לתוך הלוגיסטיקה. לפני שתתחיל הזמנת מקום מפגש קייטרינג, אתה צריך לקחת קצת זמן כדי להתכונן לכנס שלך.

זה יחסוך לכם הרבה מתח ולמנוע הפתעות של הרגע האחרון.

תמונה מה אתה רוצה את הכנס שלך להיראות. מי ישתתף? איזה סוג של אירוע זה יהיה? איזה ניסיון אתה רוצה להציע לנציגים?

ואז להיכנס לפרטים. כמה משתתפים יהיו שם? כמה הגשות תקבל? כמה ימים זה יחזיק מעמד?

אם אתה יכול, ליצור קשר עם המארגנים הקודמים כדי לאסוף מידע מהשנים הקודמות. זה יעזור לך להגדיר תקציב מציאותי.

וזכור שאי-אפשר לצפות כל דבר קטן. תמיד יהיו כמה בעיות שאתה לא מצפה וזה בסדר. רק לתכנן את זה גם כן.

2. יש כוח במספרים

מתוכנית לוגיסטיקה, כספים ושיווק, ארגון ועידה כוללת היבטים מרובים אשר כל דורשים מומחיות. מקיף את עצמך עם צוות טוב יעזור לך לבצע את המשימות השונות בצורה יעילה יותר מבלי להיות המום. זה גם יאפשר לך להתמקד על המטרות העיקריות: תוכן נהדר, רמקולים טובים, ומעורבים המשתתפים.

בחר את הצוות שלך בקפידה. לחפש שחקנים נלהבים, מאורגנים מונע צוות הוא מארגן הוועדה לא צריך יותר מדי חברים, כדי לשמור על קבלת החלטות ותיאום חלקה. ג 'ונתן ח' אן מוצא שלושה הוא מספר טוב. הכל תלוי בגודל של הכנס שלך וכמה זמן יש לך על הידיים.

למד להאציל. ניתן להקצות ועדות למספר תחומי אחריות: לוגיסטיקה (מקום, לינה, A / V, קייטרינג, תחבורה), תוכנית טכנית, הדוברים המרכזי, כספים וספונסרים, רישום, שיווק (תקשורת, יחסי ציבור, אתר, מדיה חברתית ...). על גבי מארגני הליבה, תוכל לרשום מתנדבים שיעזרו לך ביום הכנס או עם משימות קטנות יותר. תלמידים יראו את זה לעתים קרובות הזדמנות טובה בשמחה לעזור.

אם יש לך את התקציב, לשקול שכירת PCO או משרד בכנס. להיות ניהול אקדמי, אירוע הוא לא בהכרח פורטה שלך. אנשי מקצוע אלה הם מומחים לארגון כנסים אקדמיים. הם יספקו סיוע יקר ביותר במיוחד עם הצד הלוגיסטי של הדברים.

3. לאמץ טכנולוגיה

ישנן דרכים רבות כל כך שאתה יכול למנף את העוצמה של הטכנולוגיה.

קודם כל, להשתמש במערכת ניהול מופשטים לאסוף, ביקורת עמיתים ולקבל הגשות וכדי לנהל את התוכנית שלך. כן, אנחנו מוטים, אבל אנחנו לא יכולים להדגיש מספיק כמה זמן זה יחסוך לך!

במהלך הכנס, לוודא את כל החדרים יש מספיק ציוד A / V וזה עובד! וזכור, זה המאה ה -21! די הרבה אנשים נושאת מחשב נייד, טלפון חכם או טאבלט ירצו לקבל גישה לאינטרנט. WiFi יכול להיות נושא מרכזי בכנסים. הקפד לבדוק מראש עם המקום שהם יספקו WiFi עם רוחב פס מספיק.

תוכל גם להשתמש באפליקציות לנייד כדי לשפר את חוויית הנציגים. ישנם יישומים רבים שם בחוץ, כדי לסייע לרשת המשתתפים, לנווט בכנס, ליצור לוח הזמנים שלהם, וכו '

4. בחר את הרמקולים בזהירות

מציאת הדובר המרכזי הנכון הוא חיוני אבל יכול להיות מסובך. הדובר המרכזי יהיה למשוך את הנציגים ולהגדיר את הטון עבור הכנס המחקר שלך.

תחשוב על איזה סוג של רמקולים ומצגות אתה רוצה. מטרת המגוון. הזמינו גם חוקרים ידועים וגם חוקרים זוטרים, ונסו להשיג איזון טוב בין המינים.

ודא שיש לך תוכנית B במקרה הרמקולים שלך לבטל!

5. שמור אותם פורסמו

אתה צריך לעצב תוכנית תקשורת יעילה. ליישם אסטרטגיה על איזה תוכן אתה הולך לחלוק, מתי ולמי. באתר שלך, לפרסם ראיונות, הודעות בלוג, תמונות, תוכניות, הודעות דובר ... לעדכן את התוכן שלך באופן קבוע כדי לבנות קצת התרגשות.

שמור על קשר עם הנציגים והרמקולים שלך. באפשרותך להשתמש בכלים כגון Mailchimp כדי לשלוח הודעות דוא"ל המוניות אל הנציגים שלך. ודא שהם מקבלים את כל הפרטים הדרושים והוראות לגבי הכנס שלך: כתובת מקום, תאריכים, הנחיות, פרטי קשר, עצות ...

תקשורת טובה היא גם חשובה במהלך הכנס. הוסף שלטים כדי להפנות את המשתתפים כלפי חדרי התצוגה, שולחן ההרשמה, אזורי ארוחת הצהריים או השירותים. לעשות כמה הודעות במהלך היום כדי ליידע את הנציגים של התגלגלות של האירוע יש מתנדבים וחברי צוות זמין לענות על שאלות ומדריכים הנציגים. ואל תשכחו להגיד תודה! שלח אימייל לנציגים וכתב בכתב לרמקולים, חברי הוועדה ומתנדבים להודות להם על תרומתם.

6. להקל על הרשתות ברשת היא אחת הסיבות העיקריות מדוע חוקרים להשתתף בכנס שלך. התפקיד שלך הוא לעזור להם לפגוש אנשים מעניינים. אֵיך? קודם כל, הקפד להקצות מספיק זמן עבור הזדמנויות ודיונים ברשת. לא לדחוס את התוכנית עם מצגות - לבנות שפע של breakout ואת הקפה הפעלות כדי לאפשר לנציגי לנשום ולשוחח. ולבחור להגדיר המתאים עבור "חברתי" חדרים: יש ספות וכיסאות לאנשים לשבת ולשוחח. ארגן אירועים חברתיים כגון מסיבות, קוקטיילים וארוחות ערב. כדאי גם לשקול להפעיל כמה ניסויים כדי לקדם את ההשתתפות כגון ארגון של "ועידות" ולהשתמש ביישומים ניידים מגניבים לעידוד עבודה ברשת. סיכום ארגון כנס אקדמי כרוך במשימות רבות, שרובן אינן קשורות לאקדמיה. אתה צריך להיות מאורגן כדי לשמור על קשר עם כולם. אם אתה מארגן כנס בפעם הראשונה, לחפש כמה עצות מארגני העבר או אנשי מקצוע כל עוד אתה מצליח לקבל את הברווזים שלך בשורה ולשמור טיפים שלנו בראש, אתה תהיה על המסלול לאירוע מוצלח!