TPS לפגישות של מרחק טוב
Apr 23, 2019
טיפים למפגשים מרחוק
מפגשים מרחק לחסוך זמן לייצר תוצאות מהירות יותר
חלק מהיתרונות של פגישות המרחק הן:
• צמצום עלויות הנסיעה או ביטולן
• הגדלת יעילות החברה - זמן הנסיעה הופך לזמן עבודה
• הפחתת רמות המתח בקרב העובדים - איזון בין עבודה לחיים
• פשוט וספונטני
• ידידותי לסביבה
טיפים teleconferences טוב
הכנה (אם יו"ר פגישה)
מטרה. יש מטרה ברורה עבור הפגישה ואת מה שאתה מצפה מהמשתתפים. האם זה מפגש למידע, דיון או החלטה?
• אנשים נכונים. הזמן את האנשים הנכונים, אנשים שגם מוסיפים משהו לפגישה וזה מקבל משהו מחוץ לזה.
• קריאות דרושות. שלחו למשתתפים את הקריאות הנדרשות ואת ההערה האישית לכל אחד מהמשתתפים על המצופה מהם. האם הם אמורים להביא מידע מסוים לפגישה או להסביר משהו מסוים.
• סדר יום ברור. לשלוח את סדר היום ואת רשימת המשתתפים בזמן טוב לפני הפגישה.
• ליידע. הסבר כיצד להצטרף לפגישה (מספר טלפון וכל קוד PIN) או אם תועבר שיחה למשתתף.
• בדיקה. לפני שמובילים את הפגישה הראשונה שלך, יש ללכת על ביצוע כמה בדיקות הבדיקה ולנסות את הפונקציות השונות. זה יכול להיות כי מרכזיית שלך דורש פקודות מיוחדות לצלצל צדדים מרובים - לבדוק עם מנהל הטלפוניה שלך.
• תיעוד. כיצד יתועד המפגש? זה רעיון טוב להשתמש בתכונת ההקלטה.
• תשאיר את זה פשוט. אם הפגישה היא חוזרת, הוסף את המשתתפים כקבוצה במדריך השיחות או הוסף אנשי קשר בודדים לספר הטלפונים.
• התחלה וסיום בזמן. תמיד להתחיל את הפגישה בזמן המיועד, גם אם יש משתתפים חסרים.
(תוכנית להפסקה קצרה אם הפגישה צריכה להיות המורחבת).
• מעקב ופעל דרך. לסכם, מעקב ולשלוח הערות הפגישה מיד לאחר הפגישה. [הגדרת מועדים ולתת לכולם לדעת מי אחראי על מה].
במהלך הפגישה (אם יו"ר ישיבה)
הפקות. ברוכים הבאים להציג את כולם. זה מקבל את הפגישה כדי להתחיל טוב ומבטיח אווירה כוללת, אפילו עבור אותם אנשים מחוץ לאתר. אם הפגישה אינה גדולה מאוד (עד 10 משתתפים), בקשו מהמשתתפים להציג את עצמם בקצרה כדי לקבל אוזן לקול שלהם. תמיד מנסים ליצור אווירה המעניקה לאנשים את התחושה של ישיבה משותפת, גם אלה המשתתפים במקומות אחרים.
• דקות. לרשום או למנות מזכיר אשר יכול לקחת דקות ויש לו גישה ההקלטה אם אחד הוא עשה.
• סדר היום. מי שמוביל את הפגישה מסביר מה הפגישה ועל כמה זמן זה יפעל ומספק סיכום קצר של סדר היום.
• הפרעות. התחל את הפגישה על ידי הסבר הכללים הבסיסיים לפגישה ומה יכול להיות מטריד.
אתה לא תהיה לקרוא הודעות דואר אלקטרוני, לגלוש על הטלפון החכם שלך, לעבוד עם משימות אחרות וכו '
• שובר. אם הפגישה פועלת במשך יותר מ 45 דקות, לקחת הפסקה כדי לאפשר לאנשים למתוח את הרגליים במשך 10-15 דקות לפני שתמשיך.
• להגיע להסכם. לפני שעבר על פריט חדש, לבדוק עם המשתתפים השונים כדי לראות אם מישהו רוצה להגיד משהו. זה גורם לכולם להרגיש מעורבים.
• דינמי. נהל ולשקול דינמי בקבוצה. ודא כי כל אחד מקבל לומר בעניין זה הוא דנו, להתמודד עם קונפליקטים.
• להסביר. אם קורה משהו בחדר (זה אולי יכול לצחוק), להסביר מה קורה לכל מי שמשתתף בטלפון כדי להבטיח שכולם מרגישים כלולים.
• זמן לשאלות. הקדישו זמן להתמודד עם כל שאלה.
• פגישה חדשה. אם יש נושאים שצריך לעקוב אחריהם, הסכימו לזמן לפגישה הבאה.
לאחר הפגישה (אם יושב ראש ישיבה)
מעקב ופעל דרך. לסכם, מעקב ולשלוח הערות הפגישה מיד לאחר הפגישה. לקבוע מועדים ולתת לכולם לדעת מי אחראי על מה.
עבור כל משתתף בפגישה (במיקום מרוחק)
• שקט ושלווה. נסו למצוא מקום שקט לשבת בו ככל האפשר.
• פארק למעלה. אם אתה משתתף במכונית שלך, להחנות את המכונית בבטחה, למשל בחניון, לפני שהצטרף לפגישה.
• כבה את המיקרופון. אם אתה יושב איפשהו עם הרבה רעש רקע, למשל בשדה תעופה או במכונית או בבית קפה, לכבות את המיקרופון (אילם) כאשר אתה לא מדבר.
• להיות מוכן הרבה זמן. ודא שאתה במצב טוב לפגישה כדי לתת לעצמך את ההזדמנות לשוחח עם משתתפים אחרים לפני תחילת הפגישה (באותו אופן כמו אנשים בחדר ישיבות יחד יעשה).
• הצג את עצמך. אם יש לך משהו לומר, ודא שאנשים מכירים את הקול שלך על ידי הצגת עצמך תחילה.
• הודיע לאנשים. אם אתה מקבל מנותקים (קליטה ירודה, וכו '), התקשר בחזרה מיד, ברגע נוח, לתת את המשתתפים האחרים יודעים שאתה כבר משם לזמן מה.
• מיקוד. תתרכז בפגישה. אל תקרא הודעות דואר אלקטרוני או תעשה דברים אחרים במהלך הפגישה.
